名簿の重複チェック

名簿を貼り付けると、同じ名前が2回以上出てくる行を見つけます。「山田 太郎」と「山田　太郎」と「山田太郎」のように、空白や全角・半角が違うだけの名前も、同じ名前として見つけられます。もう1つ名簿を貼れば、両方にいる人・片方にしかいない人も分けて出します。入力した内容はサーバーに送られません。

使い方

1. 名簿Aに氏名の列を貼り付けます。表計算ソフトで列を選んでコピーすれば、1行に1名の形で入ります。
2. 1つの名簿の中の重複を探すだけなら、名簿Bは空のままにします。「重複している名前」に、2回以上出てきた名前と、それが何行目にあるかが出ます。「重複を1つにまとめた名簿」には、最初に出てきた行だけを残した名簿が出ます。
3. 2つの名簿を比べるときは、名簿Bにも貼り付けます。結果は「両方にいる人」「Bにしかいない人」「Aにしかいない人」に分かれます。去年の名簿と今年の名簿、申込者の一覧と出席者の一覧、のような照合に使えます。
4. 複数の列ごと貼っても構いません。「1列目だけで比べる」にチェックがあれば、2列目以降（住所やふりがななど）は比較に使わず、結果にはそのまま残します。

Excelで重複を探す方法と、見落としやすいところ

表計算ソフトにも重複を探す機能はあります。よく使われるのは次の3つです。

1. 条件付き書式の「重複する値」

範囲を選んで「ホーム」→「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「重複する値」を選ぶと、重複しているセルに色が付きます。見た目で確かめるには手軽な方法です。

2. COUNTIF関数

隣の列に =COUNTIF($A$2:$A$500,A2) と入れると、その名前が名簿の中に何回出てくるかが分かります。2以上の行が重複です。2つの名簿を比べるときは、範囲を相手の名簿にして =COUNTIF(Sheet2!$A:$A,A2) のように書きます。0なら相手の名簿にいない人です。

3. 重複の削除

「データ」タブの「重複の削除」は、重複した行を消して1行だけ残します。ただし何が消えたかは画面に残らないので、元の名簿を別のシートに取っておいてから使うのが安全です。

3つとも「文字が完全に同じ」ものしか重複と見なしません

ここがいちばんの落とし穴です。Excelが重複と判断するのは、文字が1文字残らず同じものだけです。名簿でよくある次のような違いは、別の名前として扱われます。

申込フォームから書き出した名簿や、複数の人が入力した名簿を合わせると、こうした違いはほぼ確実に混ざります。「重複なし」と出ても、実際には同じ人が2回入っていることがあるわけです。このツールは「違いを無視する」にチェックがあると、空白をすべて取り除き、全角・半角をそろえ、カタカナをひらがなにそろえてから比べます。表示する結果は、元の書き方のままです。

同姓同名は「同じ人」とは限りません

重複チェックで見つかるのは、同じ名前の行です。同じ人かどうかまでは分かりません。人数の多い名簿では、同姓同名の別の人がいることは珍しくありません。

このツールは、重複を見つけても勝手に行を消しません。「重複を1つにまとめた名簿」は、確認のうえで使うための候補です。消す前に、住所・生年月日・学年・会員番号など、名前以外の列で同じ人かを確かめてください。複数の列ごと貼り付けておけば、結果にもその列が残るので、見比べながら確認できます。

2つの名簿を照合する場面

• 去年と今年の名簿。「今年いなくなった人（去年にしかいない）」と「新しく入った人（今年にしかいない）」が分かります。会費の請求や、名札・名簿の差し替えに使えます。
• 申込者と出席者。申し込んだのに来なかった人、申し込まずに来た人を分けられます。
• 配布リストと受け取り済みリスト。まだ渡していない人を探すのに使えます。
• 複数の係がつくった名簿を1つにまとめるとき。まとめる前に、両方に入っている人を確かめておくと二重登録を防げます。

名簿を扱うときの注意

1. 表記の違いは直さずに残します。比べるときだけそろえて、出力は元の書き方のままです。名前の字は本人のものなので、旧字体なども勝手に置き換えません。
2. 旧字体と新字体は別の文字として比べます。「渡辺」と「渡邊」は同じ人かもしれませんが、別の家の方かもしれません。機械では決められないので、ここは人が確認する場所です。
3. 消す前に元の名簿を保存しておきます。重複をまとめた名簿を使うときも、元の名簿は捨てずに残しておいてください。

よくある質問