忘年会の幹事がやることリスト

忘年会の幹事は、やることが多いのではなく順番を間違えると詰むのが厄介なところです。店を押さえる前に人数を確定しようとすると席がなくなり、人数を聞く前に店を決めると入りきりません。2か月前から当日までの順番でまとめました。

幹事の仕事は「決めること」より「伝えること」

幹事が忙しくなる原因のほとんどは、決定そのものではなく決まったことが伝わっていないせいで起きる問い合わせです。「何時から？」「どこ？」「会費いくら？」を一人ずつに答えていると、それだけで数時間が消えます。

対策は単純で、決まったことを1か所にまとめて、そこを見てもらう形にすることです。社内チャットなら固定投稿、メールなら1通に全部入れて件名を統一します。追加の連絡もその1か所に足していきます。バラバラに送ると、必ず最新版が分からなくなります。

逆算スケジュール

12月上旬〜中旬に開催する場合の目安です。人気の店は10月中に埋まるため、動き出しは早いほうが選択肢が残ります。

店選びで外さない条件

料理の評価より、次の条件のほうが当日の満足度に効きます。

• 個室か半個室か：大人数の声は思ったより通りません。オープンフロアだと、端の席の人は最後まで誰とも話せずに終わります。
• 飲み放題の時間と延長条件：2時間制が多く、盛り上がってきた頃に終わります。延長できるか、料金はいくらかを予約時に確認します。
• 駅からの距離：雨の日を想定してください。徒歩10分は、12月の夜には遠く感じます。
• 持ち込みの可否：景品やケーキを持ち込む予定があるなら必ず事前に確認します。当日に断られると詰みます。
• 人数変更の締切：何日前まで無料で変更できるかを聞いておきます。ここを知らないとキャンセル料が発生します。

出欠の取り方

案内に入れるべき項目は決まっています。ここが抜けると質問が返ってきます。

1. 日時・場所・会費・締切の4点を先頭に書く。本文が長くても、この4つが最初にあれば用は足ります。
2. 回答の形式を1つに固定する。チャットのスタンプ、フォーム、返信のどれでもいいので、1つに決めます。複数の経路で受けると集計が事故ります。
3. 締切の3日前に一度だけリマインドする。何度も催促すると角が立ちます。1回だけ、全体に向けて流します。
4. 締切を過ぎたら欠席として扱う。これを事前に明記しておけば、後から揉めません。

席順は先に決めておく

当日その場で座らせると、仲のいい人同士で固まって終わります。それ自体は悪いことではありませんが、「新人が端に固まって誰とも話せなかった」という状態は避けたいところです。

とはいえ幹事が人間関係を考えて割り振ると、それはそれで角が立ちます。くじで決めた、という事実がいちばん角が立たないので、席替えの要領で機械的に決めてしまうのがおすすめです。上座・下座だけ押さえておけば、あとはランダムで問題ありません。

当日の進行例（2時間）

飲み放題2時間制を想定した組み方です。イベントを詰め込みすぎると料理が残るので、余白を残しておきます。

1. 0:00〜0:10 受付・着席。会費はここで回収します。始まってから集めると、席を立って回ることになります。
2. 0:10〜0:20 挨拶・乾杯。挨拶を頼む相手には、事前に依頼して長さの目安（1〜2分）も伝えておきます。
3. 0:20〜1:00 歓談。ここは何も入れません。食べる時間がないと不満が出ます。
4. 1:00〜1:30 メインの企画。ビンゴや抽選を入れるならここです。景品の配分を先に決めておくと進行が速くなります。
5. 1:30〜1:50 歓談・写真。集合写真を撮るなら、解散前のこのタイミングです。
6. 1:50〜2:00 締めの挨拶・二次会案内。二次会の場所と参加費をここで伝えます。

会費の集め方と精算

• 受付でまとめて集める：最も確実です。釣り銭が要らないよう、会費は千円単位にしておきます。
• 釣り銭を用意する：千円札を人数分の3割程度。当日の朝に崩そうとすると間に合いません。
• 送金アプリを併用する：現金を持たない人が増えています。当日に「持っていない」と言われる前に、事前に受け付ける口も用意しておきます。
• 過不足はその場で処理する：後日精算は忘れられます。多く集まった分は二次会に回すなど、その場で使い道を決めます。

幹事が抱え込まない分担

ひとりで全部やると、当日は席に座る時間すらありません。次の4つは別の人に振れます。

• 受付：会費の回収と名簿のチェック。2人いると流れが止まりません。
• 司会：進行と時間管理。幹事とは別の人が向いています。
• 景品係：景品を並べて渡す役。呼び上げと分けるのが鉄則です。
• 写真係：誰も撮っていないと、後で一枚も残りません。

候補が絞れないときの決め方

店の候補が3つ残って決まらない、という状態は幹事なら必ず経験します。ここで全員に意見を聞くと、さらに決まらなくなります。

判断の基準は「誰かが強く反対しないか」だけで十分です。全員が満足する店は存在しないので、減点方式で選びます。アレルギーや苦手なものがある人がいないか、駅から遠すぎないか、予算を超えていないか。この3つで消していって、残ったものが複数あるなら、そこから先は差がありません。ルーレットで決めてしまったほうが速く、しかも誰も文句を言いません。

オンライン参加が混ざる場合

会場に集まる人とオンラインで参加する人が混在すると、進行の難易度が一段上がります。放っておくと、画面の向こう側は完全に置いていかれます。

• カメラとマイクの担当を決める：会場側の音は思った以上に拾えません。司会の近くに1台置くだけでも変わります。
• 企画は画面越しでも参加できるものにする：ビンゴや抽選は、カードや番号を画面共有できるので相性がいい形式です。手元で物を配る企画は向きません。
• 話を振るタイミングを決めておく：自然な流れでは絶対に発言できません。司会が名前を呼ぶ場面を用意します。
• 終了時刻を明示する：会場側は流れで延びますが、オンライン側は抜けるきっかけがありません。「○時で配信は終わります」と先に伝えます。

二次会への引き継ぎ

二次会を用意するなら、一次会の途中で人数を把握しておきます。締めの挨拶のあとに聞くと、その場が解散し始めていて集計になりません。

1. 開始から1時間ほどで、二次会の有無と場所を全体に伝えます。行くかどうかを考える時間を作ります。
2. 終了20分前に人数を確認します。挙手でも、幹事が回ってもかまいません。
3. 会計中に店へ連絡します。一次会の精算と並行して動くと、移動の待ち時間が減ります。
4. 行かない人を先に送り出します。解散の号令を出さないと、帰りたい人が帰れません。

店との連絡でよく漏れること

予約したつもりで抜けている項目があると、当日に発覚します。予約時に確認しておく項目を挙げます。

• 人数変更の締切と方法：何日前まで無料か、電話とメールのどちらで受け付けるか。
• 飲み放題の開始時刻：着席時からか、乾杯からか。ここが違うと実際に飲める時間が変わります。
• 延長の可否と料金：盛り上がってから聞くと、断られることがあります。
• 持ち込みの可否：景品やケーキを持ち込む場合は必須の確認です。
• アレルギー対応：締切があることが多いので、出欠と同時に聞いておきます。
• 支払い方法：カードが使えるか、事前に一部を支払う必要があるか。

よくある質問

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